Lavorando ogni giorno con i CRM, capisco perfettamente la frustrazione che si prova quando le piattaforme che abbiamo scelto mancano di alcune funzionalità. È come avere un’auto senza ruote: non funziona in modo efficiente come dovrebbe.
Una di queste funzioni mancanti in molti CRM, tra cui Keep Pro CRM, è l’assegnazione nativa dei contatti in round-robin.
Questa funzionalità essenziale è progettata per distribuire in modo uniforme e automatico i nuovi contatti tra i rappresentanti di vendita, garantendo un processo equo ed efficiente.
Immagina la mia sorpresa quando mi sono reso conto che Keep Pro CRM non disponeva di questa funzione.
Mi è sembrata una lacuna significativa, tanto da prendere in considerazione l’idea di passare a un altro CRM.
Tuttavia, prima di fare un passo così drastico, ho deciso di essere creativo e di inventarmi una soluzione.
E indovina un po’?
Ci sono riuscito sfruttando la potenza di Zapier e Google Sheets. Ti illustro i passaggi che ho seguito:
- Impostazione di un trigger con Keep CRM: Il processo inizia con la configurazione di un webhook in Keep CRM. Questo webhook si attiva ogni volta che viene inviato un nuovo modulo sul tuo sito web, innescando il processo di assegnazione round-robin.
- Creare un flusso di lavoro in Zapier: Una volta impostato il webhook, il passo successivo consiste nel creare un flusso di lavoro in Zapier. Si inizia con l’acquisizione di un valore di “contatore” da un foglio di Google, che tiene traccia del numero di contatti assegnati e determina il prossimo rappresentante in linea.
- Incremento del contatore: Dopo aver recuperato il valore attuale del contatore, il flusso di lavoro di Zapier lo incrementa di uno. Questo incremento è fondamentale perché aiuta a identificare il prossimo rappresentante per il nuovo lead.
- Utilizzo di una tabella di ricerca: Una tabella di ricerca nel flusso di lavoro mappa il valore del contatore incrementato con il rappresentante di vendita corrispondente. In questo modo si garantisce che ogni nuovo lead venga assegnato alla persona giusta.
- Aggiornamento di Keep CRM: Il flusso di lavoro aggiorna il record del contatto in Keep CRM, assegnando il nuovo lead al rappresentante commerciale identificato. Questa fase assicura che i contatti siano distribuiti correttamente all’interno del sistema.
- Completamento del ciclo: Infine, il flusso di lavoro rivede il foglio Google per incrementare il contatore e prepararlo per l’assegnazione successiva. Inoltre, ho incluso una logica per azzerare il contatore dopo aver raggiunto un valore massimo, consentendo un ciclo continuo attraverso il team di vendita.
Questa soluzione fai-da-te aggira efficacemente la limitazione di Keep CRM, illustrando come una combinazione di applicazioni diverse possa aprire nuove possibilità al di là delle capacità intrinseche del tuo CRM.
Accogli le limitazioni come opportunità
Quando il tuo CRM manca di una funzione, non disperare. Anzi, vedila come un’opportunità per innovare e creare soluzioni personalizzate.
Integrando diverse applicazioni, puoi migliorare notevolmente le funzionalità del tuo CRM e aggirare le limitazioni.
Sono ansioso di conoscere le tue esperienze e le tue soluzioni creative per ottimizzare i sistemi CRM.